โดย อาจารย์มนัสกวิญ ชางประยูร
การประชุมที่ไม่ชัดเจนอาจเสียเวลาและลดประสิทธิภาพ แต่ การวางแผนและเตรียม Agenda อย่างเป็นระบบ จะช่วยให้การประชุมสั้นลงแต่ได้ผลลัพธ์สูงสุด EP 13 ของหลักสูตรนี้มุ่งเน้นให้ผู้บริหารสามารถลดเวลาในการประชุมลง 50% แต่ได้ผลลัพธ์เพิ่มขึ้น 100%
1. การกำหนดวัตถุประสงค์ (Define Objectives)
ระบุเป้าหมายชัดเจนของการประชุมว่า “ต้องการตัดสินใจเรื่องอะไร”
แยกประเด็นที่ต้องหารือออกจากข้อมูลหรือรายงานที่ให้เตรียมล่วงหน้า
ทำให้ทุกคนเข้าใจล่วงหน้าว่าเป้าหมายคืออะไร
วัตถุประสงค์ที่ชัดเจนช่วยให้ การประชุมมีทิศทางและลดความสับสน
2. การสร้าง Agenda ที่ชัดเจน (Design Clear Agenda)
กำหนดหัวข้อประชุมตามลำดับความสำคัญและเวลา
ระบุเวลาในการพูดแต่ละหัวข้อเพื่อควบคุมเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ
แบ่ง Agenda เป็นส่วนที่เน้นการตัดสินใจและส่วนที่เป็นข้อมูลประกอบ
Agenda ที่ชัดเจนช่วยให้ผู้เข้าร่วม รู้ว่าจะต้องเตรียมอะไร และการประชุมจะไปถึงจุดตัดสินใจอย่างไร
3. การเลือกผู้เข้าร่วม (Select Participants)
เชิญเฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้องและมีอำนาจในการตัดสินใจ
ลดผู้เข้าร่วมที่ไม่เกี่ยวข้องเพื่อลดความซับซ้อนและเวลา
กำหนดบทบาทของแต่ละคน เช่น ผู้เสนอข้อมูล, ผู้ให้ข้อคิดเห็น, ผู้ตัดสินใจ
การเลือกผู้เข้าร่วมที่เหมาะสมช่วยให้ การประชุมมีผลลัพธ์ที่ชัดเจนและรวดเร็ว